Considerando que el Archivo General, dependiente de la Unidad de Gabinete, tiene bajo su guarda al Archivo Central y al Archivo Intermedio, se pudo advertir que este ultimo no se encuentra operando tal como lo prevé el Reglamento del del Sistema Municipal de Archivos del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz, pues no efectúa su función principal de Valoración y Eliminación controlada, ni recepciona transferencias del archivo central, por la falta de personal asignado específicamente a dicho archivo y la inexistente delimitación de funciones de su personal que según información de Recursos Humanos son todos Asistentes Administrativos que equivalen a Auxiliares. Por otro lado el Archivo Central divide su actuar en prestación de servicios, organización documental y escaneado de documentos, toda vez que no se encuentra recepcionando transferencias de los archivos de gestión y menos remitiendo documentos con las de 15 años al archivo intermedio. Esto supone que la presente área requiere el cotejo pormenorizado de la documentación que resguarda, para contar con un correcto ordenamiento, ampliación y corrección de inventarios y en muchos casos la elaboración de registros nuevos, para la prestación optima de servicios y garantizar un acceso oportuno y eficiente a la información,
Se debe tener en cuenta que el archivo o se encuentra contemplado en el PEI, POAs, ni en los MOFs (salvando el MOF 2023 y 2024, por lo que no se cuenta con objetivos específicos a los que se pueda evaluar un grado de cumplimiento, por lo que esta comisión se basó en el Reglamento del Sistema Municipal de Archivos del Gobierno Municipal de La Paz, puesto en vigencia a través del Decreto Municipal 06/2017 y Manual de Procedimientos para la Organización, Administración y Conservación de Documentos del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz, aprobado según Resolución Administrativa 09/2019 que prevén disposiciones y procedimientos para el Sistema de Archivo. Documentos que, según el grado de cumplimiento e incumplimiento de la norma, nos permiten determinar un nivel de desempeño del 40%. Empero, este nivel de desempeño está supeditado a limitaciones estructurales de consideración. Tales como nula asignación de presupuesto, no contar con insumos, materiales y equipos requeridos por archivo e insuficiencia de personal asignado al área. Puesto que, no cuenta con un Responsable de Archivo desde el 2021 y archivo se sostiene con 3 asistentes de archivo y 1 Técnico que mas que coadyuvar tareas propias del área funge en atención de requerimientos externos (venta de copias simples y copias legalizadas), lo que compromete la eficiencia y eficacia de los procesos organizacionales y en consecuencia se pone en riesgo la calidad del servicio y la sostenibilidad de las áreas organizacionales que tienen relacionamiento directo como los archivos de gestiones que desde el 2021 no transfieren sus documentos generando hacinamiento, desorganización, acumulación indiscriminada y posibles extravíos de documentación.
Teniendo en cuenta las observaciones y deficiencias organizativas advertidas durante el proceso de transición se debe proyectar un cronograma de actividades o plan de trabajo que prevea en un corto plazo una revisión pormenorizada de la documentación en procura de un correcto ordenamiento, descripción, señalización e instalación de los documentos custodiados. Procedimientos que permitirán primero un control del Archivo General y segundo una guarda y custodia acorde para evitar extravíos de información. Seguidamente se requiere una administración del personal, con asignación de funciones especificas en los POAIs o en su defecto la emisión de memorándums que establezca tareas propias por cada tipo de archivo, funciones que en ningún caso deberán ser limitativas por la escasa cantidad de personas que trabajan en un área tan grande y que tiene asignadas tareas de gran relevancia relacionadas con la Memoria Institucional del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz.