XII. PRINCIPALES OBSERVACIONES DE LA COMISIÓN

a) Incumplimiento de la norma externa e interna especifica en materia de archivo, principalmente:  Reglamento del Sistema Municipal de Archivos del Gobierno Municipal de La Paz, puesto en vigencia a través del Decreto Municipal 06/20017  Manual de Procedimientos para la Organización, Administración y Conservación de Documentos del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz, aprobado según Resolución Administrativa 09/2019. b) No se cuenta con el archivo central debida y completamente organizado, lo que representa retardación en la atención de requerimientos internos externos e internos por las búsquedas y revisión pormenorizadas que se deben realizar. c) Para la revisión o cotejo documental de los archivos central e intermedio solo se proporcionó el inventario del área de finanzas y éste en calidad de préstamo ya que al concluir fue devuelto al personal de archivo. Se nos indicó que solo contaban con ese inventario impreso y que de otros ambientes solo lo tenían en Excel, lo que representar un instrumento de fácil vulneración, pero que tampoco fueron proporcionados. Lo relevante es que en la revisión se identificaron las siguientes observaciones: SALA 1 No se nos proporcionó inventario por lo que no pudo ser revisada la documentación cursante en dicho ambiente, solo se efectuó la contabilización de unidades. SALA 2 No cuenta con inventario por lo que no pudo ser revisada la documentación cursante en dicho ambiente, aunque de la visualización se pudo advertir que no se encuentran correctamente centralizadas, lo que hace presumir un incorrecto ordenamiento. SALA 3 No se nos proporcionó inventario por lo que no pudo ser revisada la documentación cursante en dicho ambiente, solo se efectuó la contabilización de unidades. SALA 4 No se nos proporcionó inventario por lo que no pudo ser revisada la documentación cursante en dicho ambiente. SALA 5 En la sala 5 del archivo intermedio pudimos evidenciar que las cajas de archivo se encuentran apiladas unas sobre otras (adjuntamos anexo). Asimismo, verificamos que algunas se encuentran en mal estado debido al peso acumulado. No se nos proporcionó inventario por lo que no pudo ser cotejada SALA 6  Documentación mal ordenada (gestiones 2024 en medio del 2023)  Unidades documentales más codificada, no coincidentes con el inventario.  Soportes incorrectos en el registro  Fechas mal registradas  Ausencia de unidades documentales de los meses de abril, mayo, noviembre y diciembre de la gestión de 1962 en la serie de comprobantes de Egreso.  Datos que no coincidían con el inventario en los campos: nro. de orden, fechas inicial y final (gestión), condición de soporte, estos datos erróneos fueron evidenciados en la revisión física de la unidad documental, se considera el proceso de descripción deficiente y descuidado.  Mal estado de conservación, ya que varias unidades documentales requieren restauración en los soportes.  Varios estantes móviles están vacíos, mientras que existen cajas de documentos en el piso que están en estado de deterioro.  d) No se cuenta con Planes o cronogramas de trabajo, más aún considerando que archivo no se encuentra contemplado en los instrumentos de planificación y control (PEI, POA). e) No se realizan procesos de capacitación al personal de los archivos de gestión. f) No se realiza el acompañamiento, seguimiento y control de la organización de los archivos de gestión. g) No se cuenta con calendario o cronogramas de transferencias, ni tablas de retención. h) No se realizan transferencias de los archivos de gestión al archivo central desde el 2020, lo que representa desorganización en las diversas áreas organizacionales y muy posiblemente perdida de documentos. i) No se efectúan transferencias del Archivo Central, ni de los Archivos Centrales Especiales al Archivo Intermedio, lo que supone hacinamiento en las Subalcaldias y demás áreas, lo que significa incumplimiento a la normativa en actual vigencia. j) El Archivo Intermedio no realizo transferencias al Archivo Histórico, no teniendo respaldos del porque se efectuó dicha omisión de funciones. k) No se tiene ningún avance, ni proyección de funcionamiento del Archivo Intermedio l) No se tiene una visión clara, ni un norte en materia de digitalización, solo se encuentran escaneando si plataforma ni servidor para la carga de los documentos escaneados. m) No se emiten instructivos u ordenes de despacho, proyectadas por archivo, para el cumplimiento de las transferencias. n) No se cuenta con estadística clara de atención, ni plazos de atención a requerimientos, ya que los mismos se efectúan según se encuentre o no un documento. o) No se cuenta con una correcta distribución de funciones, ni personal especifico por cada tipo de archivo (Archivo Central – Archivo Intermedio) que debieran cumplir funciones diferentes de conformidad al ciclo vital de los documentos. p) No se cuenta con activos necesarios para una correcta guarda y custodia de los documentos (Estantería, cajas)