DIRECCIÓN DE DESARROLLO Y ADMINISTRACIÓN TERRITORIAL - DDAT
DE LA INFORMACIÓN CARGADA EN EL SISTEMA
EX- AUTORIDAD DE FISCALIZACIÓN TERRITORIAL (AFT)
1. Proyecto de fortalecimiento a la FISCALIZACIÓN TERRITORIAL, creación de Unidad Organizacional
2. Revisión de Ley de Fiscalización Territorial, si corresponde actualización
Principales recomendaciones para cada unidad:
SECCIÓN LEGAL
UNIDAD DE ADMINISTRACION PREDIAL Y CONTROL TERRITORIAL
1. Implementar control previo en el ingreso de trámites
2. Establecer un filtro inicial que permita verificar requisitos mínimos antes de su procesamiento, evitando que ingresen casos con errores o información incompleta.
3. Definir y unificar criterios técnicos
4. Elaborar lineamientos claros para la aplicación de la normativa, de manera que casos similares tengan respuestas consistentes y se reduzca la discrecionalidad.
5. Desarrollar guías para casos recurrentes y complejos
6. Identificar los problemas más frecuentes y generar soluciones tipo, que sirvan como referencia para el equipo técnico.
7. Establecer seguimiento a los informes emitidos
8. Implementar mecanismos de verificación posterior para asegurar que lo definido técnicamente se cumpla en la práctica.
9. Mejorar la coordinación con otras unidades
10. Fortalecer la comunicación con UDUT, ACM y otras áreas, para evitar que los trámites lleguen con errores desde etapas previas.
11. Reducir el enfoque correctivo y fortalecer la prevención
12. Ajustar los procesos para intervenir desde el inicio, evitando la acumulación de problemas en etapas avanzadas.
13. Organizar y sistematizar la información técnica
14. Consolidar bases de datos y registros para facilitar el análisis, control y toma de decisiones.
15. Optimizar la carga de trabajo
16. Priorizar casos según complejidad y establecer mecanismos internos que permitan distribuir mejor el trabajo.- .
17. Revisión y mejora de procedimientos
18. Revisión de muestreo de informes de parametros especiales de edificación emitidos
19. Revisión de muestreo de casos atendidos por la comisión del centro histórico y areas patrimoniales
PLATAFORMA DE SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TERRITORIAL
Reimplementar Plataforma SUR (MD 5- MD 6)
Optimización de procesos
UNIDAD DE DESARROLLO URBANO TERRITORIAL
1. Reorientar el trabajo hacia la planificación territorial
Reducir la carga operativa enfocada en trámites y fortalecer el rol técnico de la unidad en la planificación urbana y desarrollo del territorio.
2. Definir criterios técnicos claros de uso de suelo y desarrollo urbano
Establecer lineamientos básicos que permitan uniformar decisiones y evitar interpretaciones distintas en el análisis territorial.
3. Fortalecer la generación de productos técnicos
Priorizar la elaboración de planimetrías actualizadas, mapas de uso de suelo y criterios territoriales que sirvan como base para la toma de decisiones.
4. Mejorar la calidad y consistencia de la información
Implementar controles internos para validar datos, evitar duplicaciones y asegurar que la información territorial sea confiable y actualizada.
5. Establecer indicadores de desempeño
Definir métricas simples como cantidad de productos técnicos, tiempos de atención y nivel de observaciones, para evaluar el trabajo de la unidad.
6. Optimizar la gestión de trámites
Clasificar los trámites según complejidad y priorizar los casos críticos, evitando saturación y mejorando la eficiencia del equipo.
7. Fortalecer la coordinación con otras unidades
Mejorar la articulación con UAPCT y otras áreas para evitar duplicación de funciones y mejorar el flujo de información.
8. Reducir la dependencia de cambios organizacionales
Mantener una estructura estable que permita continuidad en los procesos y consolidación del trabajo técnico.
9. Utilizar la información generada para la toma de decisiones
Asegurar que los productos técnicos elaborados sean utilizados en la planificación y gestión del territorio, generando impacto real.
UNIDAD DE REGULACION Y SANEAMIENTO TERRITORIAL
1. Fortalecer los procesos de saneamiento y delimitación territorial mediante acciones técnicas, cartográficas y de coordinación interinstitucional, con énfasis en las áreas rurales y sectores con mayor nivel de desatención, a fin de consolidar los límites municipales, la regularización predial y la seguridad jurídica sobre el derecho propietario.
2. Coordinar con Subalcaldías mecanismos de seguimiento para fiscalización territorial conjunta.
UNIDAD DE PATRIMONIO CULTURAL MATERIAL
Se recomienda dar continuidad a:
1. Todos los procedimientos, protocolos, manuales, etc., en proceso de elaboración hasta su aprobación con instrumento correspondiente.
2. Modificaciones DM 20-39 (reglamento a Ley patrimonio 265-319)
Implementación y seguimiento permanente sistema se información de patrimonio cultural SISPAC, en modulo SIT V2, en el marco de la LM 265-319
3. Gestión tramos patrimoniales, revisión de pertinencia.
Actualización mapa arqueológico
4. Monitoreo permanente estado de conservación de edificaciones patrimoniales
Otras tareas:
5. Revisión y actualización de normativa procedimental (Ej. Exención Impositiva OM 150/2008 -DM 20-39) considerando la estructura organizacional vigente.
6. Revisión y actualización permanente de Mapas aprobados con DM 17/25
7. Revisión de solicitudes de declaratoria anteriormente iniciadas
Revisión de proyecto ley municipal de patrimonio arquitectónico urbano.
8. Revisión muestreo casos atendidos comisión centro histórico
Recuperación digitalización documentes del 2003 al 2021
9. Gestión archivo documentación (inventario, organización, digitalización, socialización en Sistema SISPAC/MODULO PATRIMONIO CULTURAL SITV2) UPM custodiada en SMC
10. Proponer nuevos incentivos a la preservación del patrimonio arquitectónico
11. Fortalecer monitoreo en acciones de Fiscalización Predial, incluso crear una Unidad de Fiscalización Territorial dependiente de la DDAT, ante la recurrencia de daño intencional al patrimonio arquitectónico
12. Recuperación de la información de inmuebles en sistemas anteriores (texto, imágenes, pdf, fichas, etc)
13. Consolidación, sistematización y georreferenciación de información, para consulta interna y externa
14. Actualización permanente SISPAC/MODULO PATRIMONIO CULTURAL SITV3
15. Implementar un Protocolo de notificación Automática dentro del Sistema de Información Territorial SitV2, en cuanto la Administración Catastral Municipal actualice la información de un inmueble, el sistema emita una alerta automática a la UPCM para valorar la situación actual y antecedentes inmuebles
ARCHIVO
La correcta ubicación de la documentación dentro la estructura física de un archivo es fundamental, toda vez que se custodia documentos de alto valor; por lo que se recomienda realizar un estudio de las condiciones ambientales. Por seguridad se debe seleccionar un lugar óptimo, sólido y seguro para la instalación y preservación de los documentos; asimismo optimizar la funcionalidad para la Institución y los usuarios.
• Capacidad de Almacenamiento
• Condiciones Ambientales Generales Iluminación, polvo, humedad y temperatura,
Implementar en 100 días un sistema mínimo de control, organización y custodia del archivo físico, sin inversión, basado en:
• normativa interna
• responsabilidad funcional
• procesos simples y obligatorios
A. PRIMER DÍA (SEÑAL POLÍTICA Y CONTROL INMEDIATO)
Asumir medidas respecto a vulneraciones a documentación archivo (digital y fisico)
1. RESOLUCIÓN EJECUTIVA DE CONTROL DOCUMENTAL
Tipo: Normativa interna
2. INSTRUCCIÓN DE EMERGENCIA ARCHIVÍSTICA
Tipo: Proceso / control
3. LANZAMIENTO DEL PROYECTO “CENSO INTERNO DE ARCHIVO FÍSICO”
Resultado: Base real para toda la gestión
4. MEDIDA CLAVE: “NINGÚN DOCUMENTO SIN RESPONSABLE”
Cada conjunto documental debe tener un custodio definido
B. 30 DÍAS (ORDEN Y CONTROL)
1. PROYECTO: INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVO
2. PROYECTO: CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL BÁSICA
3. PROYECTO: PROTOCOLO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
4. PROYECTO: ETIQUETADO Y CODIFICACIÓN
5. PROYECTO: LINEAMIENTOS DE ARCHIVO FÍSICO
C. 60 DÍAS (ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO)
1. PROYECTO: ORGANIZACIÓN FÍSICA DEL ARCHIVO
2. PROYECTO: RUTA DEL DOCUMENTO
3. PROYECTO: SISTEMA DE PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN
4. PROYECTO: CONTROL DE ACCESO
5. PROYECTO: DEPURACIÓN CONTROLADA
UNIDAD DE ANÁLISIS Y ESTADÍSTICAS MUNICIPALES
UNIDAD DE INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS MUNICIPALES
1. Hacer una reestructuración urgente del MOF para la secretaria de planificación y la dirección de investigación con sus respectivas unidades, dando que actualmente no existe coherencia en los objetivos de las mismas, por lo que se generan contradicciones que hacen ineficientes a las unidades y a la dirección.
2. La unidad de investigación debe ser de investigaciones aplicativas y no de investigaciones puras como se detectó en las exposiciones de transición, por lo que se deben crear lineamientos que hagan que se respete esta condición.
3. Tanto la unidad de estadísticas y de investigación están enfocadas a sustentar y analizar las políticas públicas municipales en todo su proceso y dado que dichas políticas nacen de los objetivos del plan de gobierno se hace indispensable revisar a detalle y alinear los objetivos de ambas unidades y la dirección con el nuevo plan de gobierno municipal.