9.2. CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE VALORES:
Respecto al control y la administración de valores, la Sección Administrativa Financiera (SAF) es responsable de la custodia de contratos, órdenes de compra, órdenes de servicio y documentación de respaldo de los procesos de contratación. Asimismo, se informó que existen respaldos digitales de dichos procesos; sin embargo, no se ha evidenciado la existencia de un sistema institucional formal para la gestión documental digital. La administración de esta información recae actualmente en la encargada de archivo físico, quien además tiene una condición de funcionaria eventual, lo que evidencia la ausencia de un custodio digital formalmente designado. Adicionalmente, se identificó que la información es transferida entre funcionarios sin protocolos establecidos, y que su almacenamiento depende de equipos individuales, lo que refleja una gestión fragmentada y vulnerable.
o Documentos de Garantía: La SAF es responsable de recibir y remitir oportunamente los documentos de garantía (boletas o pólizas) derivados de procesos de contratación a la Dirección de Licitaciones para su custodia definitiva, estos aspectos no pueden ser verificados sin contar con información correspondiente.
o Custodia Documental: La unidad custodia contratos, órdenes de compra y de servicio, y es la instancia autorizada para emitir copias legalizadas de estos documentos a requerimiento, de igual manera al punto anterior este aspecto no puede ser analizado.
o Salvaguarda: Existe la obligación funcional de archivar y proteger toda la documentación de respaldo de adquisiciones (materiales, activos y servicios) para procesos de rendición de cuentas ante la Contraloría, este aspecto se verifica con los activos en función de la presentación de documentación correspondiente.
9.3. RIESGOS IDENTIFICADOS:
o Riesgo crítico de pérdida de información: la ausencia de un custodio digital oficial y la dependencia de equipos personales genera una alta probabilidad de pérdida, alteración o inaccesibilidad de la información institucional.
o Riesgo de inoperatividad de activos: la existencia de múltiples equipos con fallas (generadores, mezcladora, equipos de laboratorio) reduce la capacidad operativa, especialmente en situaciones de emergencia.
o Riesgo por mantenimiento correctivo no planificado: las fallas identificadas evidencian la ausencia de un sistema de mantenimiento preventivo, lo que incrementa costos, tiempos de inactividad y dependencia de proveedores externos.
o Riesgo de dependencia tecnológica externa: en el caso del laboratorio, la necesidad de enviar equipos al exterior para su reparación genera: tiempos prolongados de inoperatividad, dependencia de proveedores internacionales y posibles sobrecostos.
o Riesgo de falta de trazabilidad de activos: la inexistencia de un inventario validado y formalmente entregado impide conocer con certeza el estado real de los bienes institucionales.
o Riesgo de fragmentación institucional de valores: la separación entre custodia de originales (Dirección de Licitaciones) y copias (SAF) puede generar dificultades en el acceso oportuno a documentos críticos.
o Riesgo operativo en emergencias: la limitada disponibilidad de equipos funcionales (ej. generadores) puede comprometer la respuesta ante eventos adversos. La gestión de mantenimiento de activos es reactiva y no planificada, lo que impacta directamente en la operatividad.
Se evidencia una alta centralización en la gestión de recursos y activos en la SAF, lo que limita la capacidad operativa de las unidades ejecutoras (DEM, DRRD, DARPE, Laboratorio), generando dependencia para mantenimiento, adquisiciones y toma de decisiones, y afectando la eficiencia en la respuesta institucional.
La información sobre activos no fue formalmente entregada ni validada, pese a haberse solicitado inventarios físicos; la ausencia de documentación firmada y respaldada impide verificar la existencia, estado y asignación de los bienes institucionales.
Se identifican deficiencias en el estado operativo de activos críticos, incluyendo vehículos inoperativos, generadores de energía parcialmente funcionales, fallas en maquinaria y equipos especializados, lo cual representa un riesgo directo para la capacidad de atención de emergencias.
No se evidenció la existencia de un sistema institucional consolidado de mantenimiento preventivo y correctivo, lo que deriva en intervenciones reactivas, mayores costos de reparación y deterioro progresivo de los activos.
En cuanto a los sistemas institucionales (MANDRAKE, SAGA, AMAROG), si bien existen herramientas formales para la gestión de activos, no se cuenta con evidencia de conciliación efectiva entre registros digitales y verificación física, lo que podría generar inconsistencias en inventarios y control de bienes, esta información se ha solicitado reiteradamente en las notas ingresadas a la Secretaría.
Se identifican debilidades en la gestión documental, particularmente en la custodia digital de información, ya que no existe un responsable institucional formal, recayendo esta función en personal eventual, con transferencia informal de información entre funcionarios, lo que representa un alto riesgo de pérdida, alteración o eliminación de datos.
En relación a valores en custodia, si bien las boletas de garantía originales se encuentran bajo resguardo de la Dirección de Licitaciones, la Secretaría solo cuenta con copias, lo que limita la verificación directa y el control oportuno sobre estos instrumentos.
La dependencia de otras unidades para recursos logísticos, como movilidades en el caso del laboratorio, afecta la eficiencia operativa y la capacidad de respuesta frente a la creciente demanda de servicios.