XIV. RECOMENDACIONES PARA LA NUEVA GESTIÓN

14.1. Acciones prioritarias (corto plazo) • Verificación y Rehabilitación de la Flota Vehicular: Es imperativo una inspección ocular a los siete (7) vehículos reportados como inoperativos por fallas técnicas atribuibles al combustible. Se recomienda a la nueva gestión definir si las reparaciones se ejecutarán con el presupuesto de cierre o si se heredarán como una acción administrativa de emergencia para asegurar la movilidad de las Cuadrillas de Acción Inmediata (CAI). • Selección de Empresas para Emergencias: Se recomienda que la conformación del listado de empresas elegibles para la atención de emergencias se realice en el mes de mayo. Esta postergación, sugerida por la comisión, permitirá que la nueva administración lidere el proceso bajo sus propios criterios técnicos y de transparencia. • Coordinación de Visitas de Campo: Para una evaluación real del estado de la infraestructura, se recomienda realizar las inspecciones técnicas de manera conjunta con la Comisión de Infraestructura Pública (SMIP), especialmente en obras que impliquen aspectos de estructuras y geología que involucren competencias compartidas. • Atención Inmediata a Puntos Críticos: Priorizar la revisión de los informes de la Unidad de Sistema de Alerta Temprana (USAT) para identificar zonas con riesgo hidrometeorológico o geotécnico inminente antes de la entrega final de información el 10 de abril. • Respecto a Recursos Humanos: Realizar una conciliación inmediata de datos entre las nóminas de cada dirección y el anexo "PLANTA-EVENTUAL" para regularizar el control administrativo y presupuestario. Identificar y asegurar la vigencia de los contratos de consultores que manejan sistemas críticos (alerta temprana y diseños estructurales) para evitar paralizaciones. • Implementar un sistema de archivo y control de personal descentralizado: En la SAF y las Direcciones, garantizando que cada unidad ejecutora mantenga sus reportes de desempeño y expedientes actualizados. Fortalecer la estructura de los programas operativos como el PIR, reduciendo la dependencia de personal eventual para garantizar continuidad técnica. • Sobre procesos de Contratación: Se recomienda solicitar, a través de los conductos regulares, la entrega de los expedientes originales y el estado detallado de todos los procesos de contratación en custodia de la DLC, a fin de realizar un diagnóstico sobre una base de información real. • Respecto a aspectos legales: Instruir al equipo jurídico el acompañamiento estricto de los procesos contenciosos de los contratos GAMLP-215/2024 y GAMLP-1589/2023 para asegurar el reingreso de multas al municipio. • Boletas y Pólizas de garantía: Verificar y gestionar la liberación de boletas de garantía de obras concluidas al 100%, como en el caso de la zona Pokeni - Villa Chapuma. • Presupuesto: Se recomienda consolidar de manera inmediata la información financiera y operativa mediante la elaboración de un estado integral de deuda flotante y obligaciones pendientes, identificando acreedores, montos, respaldo contractual y estado de pago, con el fin de prevenir contingencias legales y financieras • Gestión de recursos y activos: Ejecutar un inventario físico urgente de activos, validado y conciliado con los sistemas MANDRAKE y SAGA, que incluya su estado operativo, ubicación, responsables y priorización de aquellos críticos para la atención de emergencias. Asimismo, se deben implementar acciones inmediatas para la recuperación operativa de equipos esenciales -como vehículos, generadores, maquinaria y equipos de laboratorio- y establecer un sistema de respaldo digital institucional que centralice la información crítica en servidores seguros, eliminando la dependencia de dispositivos personales. 14.2. Medidas de mejora institucional • Alineación con la Reingeniería Municipal: Se recomienda considerar la propuesta de reingeniería del GAMLP planteada por el área de Innovación Humana, con el fin de optimizar los procesos de respuesta de la Red 114 y la coordinación entre las direcciones operativas de la actual SMRGV. • Fortalecimiento del Sistema de Alerta Temprana (SAT): Asegurar la continuidad del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y redes del SAT para evitar vacíos de información en el monitoreo de precisión de deslizamientos lentos y desbordes de ríos, a la vez encarar una nueva forma de análisis de los sistemas de alerta temprana en función del eje estratégico y los planes a ser encarados para una reestructuración del GAMLP. • Optimización de la Custodia Documental: Establecer un mecanismo de custodia conjunta en las dependencias de la Secretaría para garantizar la integridad de los expedientes de proyectos estratégicos y procesos de contratación. • Capacidad Operativa: Evaluar la redistribución de ítems de planta para equilibrar la capacidad operativa del Despacho frente a las unidades de ejecución de proyectos. Regularizar la cobertura de los ítems acéfalos identificados para optimizar la gestión administrativa y técnica de la SMRGV. • Manejo SAF: Establecer un protocolo de archivo interno en la SAF que exija la tenencia de copias legalizadas o expedientes espejo de todas las contrataciones, evitando la dependencia total de la DLC. • Convenios: Exigir la remisión detallada de todos los convenios institucionales y reportes de consultorías para asegurar la planificación y captación de recursos destinados a la prevención en fallas geológicas (Zona Cervecería y San Martín). • Presupuesto: Se recomienda fortalecer la gestión presupuestaria institucional mediante la consolidación y mantenimiento de la confianza de organismos financiadores externos, promoviendo una ejecución transparente, eficiente y técnicamente respaldada de los recursos destinados a obras de reducción de riesgos. Este enfoque permitirá no solo asegurar la continuidad del financiamiento externo, sino también posicionar a la Secretaría como una entidad confiable y capaz de gestionar proyectos de mayor escala, garantizando el cumplimiento de estándares técnicos, administrativos y de rendición de cuentas exigidos por dichas instituciones. • Gestión de recursos y activos: Se recomienda implementar un sistema institucional de gestión documental digital que garantice el almacenamiento centralizado, control de accesos, trazabilidad de documentos y copias de seguridad automatizadas; asimismo, desarrollar e institucionalizar un sistema de mantenimiento preventivo de activos con programación periódica, registro de intervenciones y asignación presupuestaria específica; y avanzar en una descentralización controlada de la gestión operativa de información y activos, fortaleciendo las capacidades de las unidades ejecutoras sin perder el control administrativo central. 14.3. Ajustes en planificación, presupuesto y recursos humanos • Revisión del Cronograma Operativo: Dado que la actual gestión propuso reuniones y presentaciones en fechas muy cercanas al cambio de gestión, la comisión plantea un reajuste del cronograma a ser presentado a la SMRGV. • Sostenibilidad del Personal Técnico: La coordinación de proyecto evaluará la continuidad de los consultores individuales de línea y por producto además en función de la reingeniería del nuevo GAMLP. • Priorización de Inversión en Resiliencia: Se debe ajustar el Plan Operativo Anual (POA) para garantizar fondos suficientes para aspectos actuales inscritos en el POA como el Programa de Infraestructura Resiliente (PIR) y la Unidad de Proyectos de Gestión del Riesgo (UPGR), priorizando aquellos estudios de preinversión en zonas ya declaradas en emergencia. • Control de Almacenes y Activos: Se recomienda Instruir a la Sección Administrativa Financiera (SAF) una auditoría de inventarios en almacenes de bienes de consumo y equipos de laboratorio (LSM) para asegurar que la transición de activos reales sea transparente y completa, esto en función de lo normalmente ejecutado para una nueva administración. • Sobre Procesos de Contratación: Revisar los procesos de elaboración de especificaciones técnicas para reducir el índice de anulaciones de procesos de contratación por errores administrativos. • Captación de Recursos: Priorizar la captación de recursos presupuestarios para la continuidad de trabajos de prevención en zonas críticas identificadas con fallas activas. • Presupuesto: Se recomienda priorizar la gestión y ampliación de financiamiento externo a través de organismos como el BID, Banco Mundial, CAF u otros- como eje estratégico para fortalecer la capacidad operativa de la Secretaría, considerando que el POA institucional cubre de manera limitada las necesidades crecientes de la ciudad en materia de reducción de riesgos y atención de emergencias. En este contexto, resulta fundamental evitar recortes presupuestarios en los reformulados, ya que estos afectan directamente la ejecución de obras y la logística esencial (personal, equipamiento, indumentaria y mantenimiento), debilitando la capacidad de respuesta institucional. Adicionalmente, ante el cierre del Programa de Infraestructura Resiliente (PIR) en el mes de mayo -que ha funcionado como principal mecanismo de acceso y ejecución de recursos externos-, se identifica un riesgo crítico de pérdida de capacidad operativa y de gestión de financiamiento, por lo que se recomienda evaluar la creación o fortalecimiento de una instancia similar que permita mantener la articulación con organismos financiadores y asegurar la continuidad de proyectos estratégicos. • Gestión de recursos y activos: Se recomienda fortalecer las capacidades del personal en gestión presupuestaria, uso de sistemas institucionales, control de activos y gestión documental, complementando este proceso con la formalización de roles y responsabilidades clave, especialmente en custodia documental, a fin de evitar dependencias informales o personales y garantizar una gestión institucional más ordenada, eficiente y transparente.