1) Estado de bienes (vehículos, inmuebles, maquinaria, etc.)
Respecto al estado de bienes y a las condiciones generales de uso, la documentación remitida permite contar con mayores elementos de referencia a partir del archivo de activos de la Secretaría Municipal de Culturas, el cual contiene tres consolidados diferenciados: “Activos SISPAM”, con 11.080 registros; “Activos Código Manual”, con 350 registros; y “Activos Adeudados Ex Servidores”, con 659 registros. Esta información evidencia la existencia de una base documental e inventarial relevante sobre los bienes institucionales; sin embargo, su revisión no permite concluir, por sí sola, que todos los registros se encuentren conciliados, actualizados o físicamente verificados.
En cuanto a la distribución de los activos, el consolidado principal Activos SISPAM muestra una mayor concentración en la Dirección de Espacios Culturales y Formación Cultural, con 7.485 registros, seguida por el Despacho Secretaría Municipal de Culturas, con 774 registros, y por la Dirección de Promoción de la Diversidad Cultural y Patrimonio Inmaterial, con 579 registros. Esta concentración en áreas operativas vinculadas a espacios culturales resulta coherente con la naturaleza de sus funciones y con la necesidad de contar con mobiliario, equipamiento y enseres para el funcionamiento de bibliotecas, museos, teatros, auditorios y otros ambientes culturales.
Por su parte, el consolidado Activos Código Manual registra 350 bienes, principalmente concentrados en la Unidad de Espacios Culturales e Infraestructura Cultural, con 153 registros, y en la Dirección de Espacios Culturales y Formación Cultural y Fomento a la Ciudadanía, con 109 registros, además de otros bienes distribuidos en el Despacho, la Sección Administrativa Financiera y distintas unidades. En esta hoja se advierten observaciones específicas referidas al estado físico de algunos bienes, con menciones tales como “estado regular”, “defectuoso” o referencias a deterioro físico, especialmente en mobiliario y equipos, lo que permite inferir que una parte de los activos institucionales no se encontraría en condiciones óptimas de uso.
En relación con la naturaleza de los bienes registrados, el consolidado inventarial refleja una alta presencia de activos de uso cotidiano y operativo, entre ellos sillas, butacas, mesas, estantes, teclados, monitores, CPU, micrófonos, reguladores de voltaje, taburetes, pedestales y otros bienes de mobiliario y equipamiento. Esta composición permite advertir que una parte importante del patrimonio institucional se encuentra directamente vinculada al funcionamiento diario de oficinas, bibliotecas, salas de exposición, teatros y demás espacios culturales, por lo que su antigüedad, obsolescencia o deterioro puede incidir de manera directa en la operatividad de la Secretaría y en la prestación regular de sus servicios.
En consecuencia, el estado de bienes debe considerarse observado, con indicios documentales de dispersión, concentración operativa, desgaste y deterioro en parte del mobiliario y equipamiento, quedando pendiente su validación mediante inventarios conciliados, informes técnicos por unidad y verificación física actualizada. Se deberá anexar el inventario correspondiente en formato PDF.
Valores en custodia
1) Control y administración de valores: (Detallar la recomendación de gestión)
Con relación al control y administración de valores, la documentación revisada permite establecer que existe un registro específico denominado “Activos Adeudados Ex Servidores”, en el cual se consignan 659 activos vinculados a ex servidores, lo que constituye un indicio documental objetivo de la existencia de bienes cuya devolución, regularización o ubicación definitiva no se encontraría plenamente saneada. Esta información demuestra que el problema no es únicamente referencial, sino que cuenta con un soporte documental específico.
La distribución de estos activos adeudados presenta una mayor concentración en dependencias de gestiones anteriores, entre ellas la Dirección de Espacios Culturales Municipales, con 166 registros; la Dirección de Patrimonio Tangible y Natural, con 153 registros; el Despacho de Oficialía Mayor de Culturas, con 130 registros; y la Escuela Municipal de Música “Eduardo Caba”, con 54 registros, además de otros registros menores distribuidos en distintas direcciones y despachos. Asimismo, se identifican bienes correspondientes a gestiones antiguas, principalmente entre 2007 y 2019, lo que evidencia un problema de arrastre institucional en la regularización y recuperación de activos.
Recomendación de gestión:
Se recomienda instruir un proceso de saneamiento y regularización documental de los bienes en custodia y de los activos adeudados, que contemple, como mínimo, la conciliación entre inventario físico y registro administrativo, la actualización de responsables de custodia, la revisión de cargos de entrega, la verificación de bienes pendientes de devolución, la activación de mecanismos de recuperación cuando corresponda y la depuración de registros históricos inconsistentes o desactualizados. Asimismo, corresponde fortalecer los controles internos en la asignación, transferencia y cierre de funciones del personal, a fin de asegurar la seguridad de los bienes y reducir el riesgo de pérdida patrimonial.
De la información revisada se identifican, los siguientes riesgos:
• Obsolescencia, desgaste y deterioro progresivo del mobiliario y equipamiento, particularmente en las áreas con mayor concentración de activos.
• Afectación a la operatividad institucional, debido a que una parte importante de los bienes inventariados corresponde a equipamiento de uso cotidiano indispensable para oficinas y espacios culturales.
• Debilidades en los mecanismos de control interno, seguimiento de asignaciones y cierre administrativo de funciones.
• Riesgo de pérdidas patrimoniales, derivado de la existencia de activos adeudados por ex servidores y de la falta de regularización integral.
• Posibles observaciones administrativas o responsabilidades funcionales, en caso de no adoptarse medidas de saneamiento documental, conciliación y verificación física.
• Falta de certeza sobre el estado real y ubicación actual de algunos bienes, debido a la ausencia de inventarios conciliados, actas de verificación física y reportes técnicos actualizados por unidad
La información revisada permite afirmar que existe un volumen considerable de bienes inventariados, una concentración importante de activos en determinadas áreas operativas, señales documentadas de desgaste y deterioro en parte del mobiliario y equipamiento, así como un registro específico de activos adeudados por ex servidores. No obstante, es importante considerar que a la fecha no se remitieron inventarios conciliados y actualizados, informes técnicos por unidad, actas de verificación física, ni documentación completa sobre procesos de recuperación de bienes y situación de valores en custodia.
En consecuencia, este punto requiere complementación con respaldo oficial adicional que permita determinar con mayor precisión el estado integral de los activos, sus condiciones reales de uso, el control efectivo de valores en custodia y el alcance concreto de los riesgos institucionales. La información faltante será solicitada por escrito y de manera formal por la comisión, debiendo anexarse la correspondiente carta de solicitud.