1) Recomendación general
Se recomienda a la nueva gestión, a través de los conductos regulares y las instancias competentes del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz, solicitar de manera formal, inmediata y documentada toda la información física y digital pendiente correspondiente a la Secretaría Municipal de Culturas, a objeto de contar con una base documental completa, oficial, verificable y suficiente para realizar un diagnóstico institucional integral.
Esta recomendación se sustenta en que, durante el proceso de revisión, se identificó que la información entregada fue parcial, dispersa e insuficiente en varios componentes, existiendo ausencia de informes finales de gestión, rendiciones públicas de cuentas inicial y final, respaldos presupuestarios, resoluciones administrativas, expedientes contractuales completos, inventarios conciliados, actas de verificación física, documentación tecnológica y respaldo integral sobre recursos humanos. Asimismo, el Acta de Revisión de Documentación Física evidenció documentos sin respaldo explicativo, remisión mediante código QR sin entrega formal completa, cronogramas sin actos administrativos, inventarios sin actas de entrega-recepción y catálogo de resoluciones limitado únicamente a la gestión 2025.
En consecuencia, la comisión no se encuentra en posibilidad de emitir recomendaciones definitivas de fondo sobre todos los componentes de la Unidad Funcional, debido a que no se contó con la totalidad de la documentación requerida. No obstante, corresponde formular recomendaciones preventivas y operativas para garantizar la continuidad institucional, mejorar el control interno y reducir riesgos administrativos, presupuestarios, patrimoniales, tecnológicos y laborales.
1. Acciones prioritarias a corto plazo
Se recomienda que, en el corto plazo, la nueva gestión disponga la remisión oficial y completa de la documentación faltante, mediante nota formal dirigida a las áreas responsables, estableciendo plazo de entrega, responsable designado, medio de remisión y detalle de la documentación requerida. Esta solicitud deberá comprender, como mínimo, informes finales de gestión 2021–2025, informes de Rendición Pública de Cuentas Inicial y Final, resoluciones administrativas de todas las gestiones, POA inicial y reformulado, modificaciones presupuestarias, respaldos de recursos propios, informes legales, expedientes contractuales, nóminas de personal, acefalías, consultorías, inventarios conciliados, actas de verificación física, documentación de activos, garantías, pólizas, respaldos tecnológicos y documentación administrada por DTIGA.
Asimismo, se recomienda priorizar la revisión y saneamiento de los procesos críticos de continuidad operativa y auditorias particularmente aquellos vinculados al pago de servicios básicos de espacios culturales, museos, bibliotecas, teatros y otros ambientes dependientes de la Secretaría; servicios de producción técnica y logística para actividades culturales; y obligaciones pendientes de pago de la gestión 2025 relacionadas con servicios prestados, concursos, premios culturales y trámites firmados o devengados pendientes de conclusión.
De igual manera, se recomienda instruir la elaboración de un cuadro único de seguimiento de obligaciones pendientes, diferenciando trámites pagados, firmados, devengados, anulados, en proceso de remisión o pendientes de regularización, con identificación de fuente de financiamiento, unidad ejecutora, proveedor, objeto del gasto, monto, estado actual y acción pendiente. Esta medida permitirá evitar acumulación de obligaciones, reclamos de proveedores, observaciones administrativas y afectación a la continuidad de actividades culturales.
También se recomienda verificar de manera inmediata la existencia, vigencia o inexistencia de garantías, boletas, pólizas o cartas de crédito vinculadas a procesos contractuales, debido a que no se remitió documentación formal que permita acreditar este extremo. En caso de no existir garantías aplicables, deberá emitirse certificación formal por la instancia competente, a fin de evitar que este aspecto permanezca únicamente como información verbal o referencial.
2. Medidas de mejora institucional
Se recomienda implementar un plan de ordenamiento, archivo y digitalización documental de la Secretaría Municipal de Culturas, que permita centralizar, clasificar y resguardar la documentación física y digital generada por las unidades dependientes. Este plan debe incluir criterios de archivo por gestión, unidad ejecutora, fuente de financiamiento, proceso, contrato, resolución, informe, inventario y trámite, con el fin de garantizar trazabilidad, acceso oportuno a la información y respaldo ante procesos de fiscalización, auditoría o transición institucional.
Asimismo, se recomienda fortalecer los mecanismos de control interno, especialmente en la emisión, registro, archivo y seguimiento de actos administrativos, resoluciones, convenios, autorizaciones de uso de espacios, cronogramas culturales, inventarios, informes técnicos, informes legales y procesos de contratación. Toda actividad programada que involucre recursos públicos, uso de espacios municipales, compromisos institucionales o afectación presupuestaria debe contar con respaldo administrativo suficiente.
En materia de activos, se recomienda realizar una conciliación integral de bienes, contrastando los registros SISPAM, códigos manuales y activos adeudados por ex servidores con la verificación física en oficinas, espacios culturales, museos, bibliotecas, teatros y demás dependencias. El informe identifica riesgos relacionados con deterioro, pérdida patrimonial, activos adeudados, falta de certeza sobre ubicación real de bienes e inexistencia de inventarios conciliados y actas de verificación física actualizadas.
En materia tecnológica, se recomienda coordinar con la Dirección de Tecnologías de la Información y Gobierno Abierto – DTIGA la remisión de información oficial sobre respaldos, almacenamiento, bases de datos, licencias, contratos de internet, accesos a sistemas, permisos de usuarios, estado de equipos, CCTV y administración de redes o plataformas institucionales. También se recomienda gestionar un diagnóstico técnico del parque tecnológico, considerando que se identificó obsolescencia de equipos, insuficiencia de hardware y dependencia de sistemas administrados centralmente por el GAMLP.
3. Ajustes en planificación, presupuesto y recursos humanos
En planificación, se recomienda que la nueva gestión realice una revisión integral del POA y de la programación institucional, diferenciando claramente los productos de carácter administrativo, logístico y de soporte correspondientes al Despacho, de los productos misionales ejecutados por las direcciones y unidades operativas. Esta diferenciación permitirá evitar interpretaciones erróneas respecto a la ausencia de productos finalísticos directos en el Despacho, considerando que su rol principal es de conducción, coordinación, administración y soporte a las unidades organizacionales dependientes.
En materia presupuestaria, se recomienda revisar la consistencia entre presupuesto inicial, presupuesto vigente, modificaciones presupuestarias, ejecución devengada y documentación de respaldo, especialmente en lo referido a recursos propios, transferencias, donaciones, obligaciones pendientes y gastos vinculados a servicios básicos, actividades culturales y apoyo a terceros. Asimismo, deberá verificarse que toda modificación presupuestaria cuente con resolución, justificación técnica, respaldo POA y acto administrativo correspondiente.
Respecto a recursos humanos, se recomienda solicitar a la instancia competente la nómina oficial actualizada, organigrama vigente, planillas históricas, detalle de personal de planta, eventual y consultores, información sobre acefalías, suplencias, contratos, inamovilidad laboral, procesos laborales, demandas pendientes y documentación contractual de consultorías. El informe señala que no fue posible realizar una comparación técnica completa entre personal planificado y ejecutado por falta de planillas oficiales consolidadas, cuadros históricos de dotación y documentos de planificación de recursos humanos.
Asimismo, se recomienda realizar una evaluación de suficiencia y distribución del personal por unidad, considerando la concentración de personal en áreas operativas como Espacios Culturales e Infraestructura Cultural, así como la existencia de unidades con perfiles especializados. Esta revisión permitirá identificar posibles déficits, sobreasignaciones, necesidades de redistribución, fortalecimiento técnico o adecuación de perfiles a funciones reales.
Finalmente, debido a la falta de información completa, suficiente y verificable en los componentes de planificación, presupuesto y recursos humanos, se recomienda que la nueva gestión evalúe la pertinencia de solicitar una auditoría interna o revisión especial, a fin de establecer el estado real de la documentación, la consistencia de los registros, la legalidad de las modificaciones realizadas y la correspondencia entre lo planificado, presupuestado y ejecutado. Asimismo, se recomienda que todo ajuste posterior en planificación, presupuesto y recursos humanos sea realizado con respaldo documental expreso, informe técnico, informe legal cuando corresponda y aprobación de la instancia competente, a fin de garantizar una gestión institucional ordenada, transparente, verificable y alineada a la normativa municipal y nacional.