En materia de control y administración de valores, el archivo de activos evidencia que la Secretaría Municipal de Culturas mantiene un inventario amplio y disperso de bienes muebles, equipos operativos, instrumentos culturales, mobiliario institucional y activos patrimoniales asignados a distintas direcciones y unidades ejecutoras. La administración comprende tanto bienes de uso administrativo como activos directamente vinculados a la gestión cultural, bibliotecas, museos, espacios escénicos, patrimonio y promoción cultural.
Se registran activos asignados a la Dirección de Promoción de la Diversidad Cultural y Patrimonio Inmaterial, así como a las antiguas estructuras de Fomento a la Producción Artística Cultural, Patrimonio Cultural, Museos, Bibliotecas y Espacios Culturales. Entre los bienes identificados figuran cámaras fotográficas, escritorios, mobiliario de bibliotecas, equipos informáticos, sensores de seguridad, instrumentos musicales como trombones, equipos teatrales, sillas, mesas, estufas, pantallas de proyección y otros elementos operativos esenciales para la gestión institucional.
El sistema diferencia activos registrados en SISPAM, activos con codificación manual y activos adeudados por ex servidores, lo que demuestra que la administración patrimonial no se encuentra plenamente consolidada en un solo sistema uniforme. La coexistencia de registros paralelos refleja debilidades de control interno, especialmente cuando existen bienes con observaciones de deterioro, activos en estado regular, equipos dados de baja por mal funcionamiento y activos pendientes de regularización por anteriores responsables.
Se identifican observaciones específicas sobre ubicación física, estado de conservación y condiciones de uso. Existen activos con desgaste por uso prolongado, equipos declarados fuera de funcionamiento, bienes con defectos materiales visibles y registros que dependen de observaciones manuales para determinar su estado real. Esto demuestra que el control no opera únicamente sobre la existencia formal del bien, sino sobre su trazabilidad física y funcional, aspecto especialmente sensible en bibliotecas, museos, teatros y unidades patrimoniales.
La existencia de una hoja específica de activos adeudados por ex servidores constituye un elemento crítico de control administrativo, ya que refleja bienes institucionales no regularizados, pendientes de devolución o con responsabilidad patrimonial no cerrada. Esto implica riesgo directo de pérdida de patrimonio público y debilidad en los mecanismos de cierre administrativo, entrega de cargo y seguimiento de responsabilidad funcionaria.
También se observa que varios activos continúan vinculados a estructuras organizacionales anteriores, como Oficialía Mayor de Culturas, Direcciones de Patrimonio Tangible e Intangible y unidades ya modificadas por reestructuración institucional. Esto evidencia que el proceso de actualización patrimonial no siempre acompaña la modificación orgánica de la Secretaría, generando riesgos de desorden administrativo, duplicidad de responsabilidad y dificultad para determinar custodios reales.
El control y administración de valores no debe limitarse al inventario formal de bienes, sino a la capacidad real de identificar responsables, verificar ubicación, garantizar mantenimiento y evitar pérdida patrimonial. Cuando un activo existe en Excel pero nadie sabe dónde está, deja de ser patrimonio y empieza a parecer una leyenda urbana con código SISPAM.
Se identifican riesgos significativos en el control y administración de valores, particularmente por la existencia de activos adeudados por ex servidores, la falta de regularización patrimonial y la debilidad en los mecanismos de seguimiento físico y documental de los bienes institucionales. La administración de activos presenta una estructura fragmentada, con registros dispersos entre sistemas formales, controles manuales y observaciones administrativas que evidencian una gestión patrimonial más reactiva que preventiva.
El principal riesgo se concentra en la hoja de activos adeudados por ex servidores, donde se registran bienes institucionales que no fueron devueltos ni regularizados al momento del cese de funciones. Esta situación no constituye una simple omisión administrativa, sino una posible afectación directa al patrimonio público. Cuando un funcionario deja el cargo y el bien sigue desaparecido, no estamos frente a un trámite pendiente, estamos frente a una falla grave de control interno y eventualmente frente a responsabilidad administrativa, civil o incluso penal según el caso.
La permanencia de estos adeudos demuestra debilidad en los procedimientos de entrega de cargo, cierre administrativo y verificación de inventarios. No debería existir desvinculación funcionaria sin cierre patrimonial completo, sin embargo la práctica revela que primero se van las personas y después, si hay suerte, alguien pregunta por los activos. Esa lógica convierte el control patrimonial en una arqueología institucional.
Se observa también riesgo por activos registrados en sistemas paralelos, bienes con codificación manual y activos que no cuentan con una trazabilidad uniforme dentro de SISPAM o registros consolidados. La coexistencia de inventarios fragmentados dificulta identificar custodios reales, verificar ubicación física y determinar responsabilidades en caso de pérdida, deterioro o uso indebido. Cuando hay tres registros para un mismo bien, normalmente ninguno sirve cuando realmente se necesita.
Existen bienes con observaciones de deterioro, mal funcionamiento o estado regular prolongado sin evidencia clara de mantenimiento correctivo, baja formal o reposición. Esto genera una distorsión patrimonial donde el inventario refleja activos que técnicamente ya no cumplen función operativa real, pero siguen existiendo administrativamente como si fueran patrimonio útil. El Excel cree en milagros más que la oficina de inventarios.
La falta de actualización frente a cambios organizacionales también representa un riesgo importante. Activos continúan asignados a direcciones que ya no existen o a estructuras modificadas por reingeniería institucional, dificultando determinar responsabilidad efectiva de custodia. Si nadie sabe quién responde por el bien, en la práctica nadie responde.
En áreas sensibles como patrimonio cultural, bibliotecas, museos y promoción cultural, la pérdida o descontrol de activos no afecta únicamente equipamiento administrativo, sino instrumentos de trabajo vinculados directamente a la preservación cultural, producción artística y defensa patrimonial. Una cámara extraviada, un archivo no localizado o un instrumento institucional no regularizado no son simples faltantes: son capacidad operativa perdida.
La revisión del control y administración de valores evidencia una gestión patrimonial débil, fragmentada y peligrosamente tolerante con la informalidad administrativa. La existencia de activos adeudados por ex servidores no puede tratarse como una simple observación de inventario: representa una falla directa en la protección del patrimonio público y una señal clara de negligencia en los procesos de entrega de cargo. Un bien institucional no desaparece por accidente burocrático; desaparece porque alguien permitió que el control dejara de existir.
Resulta particularmente grave que existan funcionarios desvinculados sin cierre patrimonial efectivo, manteniendo bienes pendientes de devolución o regularización. La administración permitió que el retiro del servidor público ocurra antes que la verificación del patrimonio bajo su custodia, invirtiendo completamente la lógica básica de control interno. Primero se firma la salida, luego se descubre que faltan activos, y finalmente todos actúan sorprendidos como si el escritorio hubiera desarrollado voluntad propia y escapado.
La coexistencia de activos registrados en SISPAM, codificaciones manuales y controles paralelos demuestra ausencia de un sistema único y confiable de administración patrimonial. Cuando la institución necesita varias versiones de la verdad para saber dónde está un bien, en realidad no sabe dónde está ninguno. La fragmentación del inventario no es una falla técnica menor, es una invitación permanente a la pérdida, el deterioro no reportado y la irresponsabilidad compartida.
Se observa una preocupante normalización de activos deteriorados, fuera de funcionamiento o en estado regular prolongado sin procesos claros de baja, reposición o mantenimiento correctivo. El inventario conserva bienes que operativamente ya no existen, generando una ficción administrativa donde el patrimonio parece intacto solo porque sigue escrito en una hoja de cálculo. El problema no es que el activo esté viejo; el problema es fingir que sigue sirviendo.
La falta de actualización de responsables frente a cambios organizacionales agrava aún más el desorden. Existen bienes asignados a direcciones desaparecidas, unidades reestructuradas o responsables que ya no forman parte de la institución. Esto convierte la custodia patrimonial en una especie de espiritismo administrativo: todos saben que el bien debería tener dueño, pero nadie logra invocarlo.
En una Secretaría cuya función incluye patrimonio cultural, bibliotecas, museos y promoción cultural, esta debilidad resulta aún más seria. No se trata únicamente de muebles o computadoras, sino de instrumentos operativos vinculados a la preservación cultural y la memoria institucional. Perder control sobre estos bienes no es solo mala administración; es deteriorar la capacidad misma de proteger el patrimonio que se supone deben defender.
La ausencia de auditorías patrimoniales preventivas y de mecanismos rigurosos de seguimiento demuestra que el control no forma parte de la gestión cotidiana, sino que aparece únicamente cuando surge una observación externa. No se administra para prevenir pérdidas, se administra para explicar pérdidas después de que ya ocurrieron. Eso no es control patrimonial, es administración por autopsia.