La Unidad de Gestión Documental y Seguimiento, dependiente de la Dirección de Licitaciones y Contrataciones, tiene dentro sus funciones la custodia, control y administración de las boletas y pólizas de garantía a través del Encargado de Garantías.
De acuerdo a los “Protocolos de actuación y relacionamiento de contrataciones” los responsables de llevar el control directo de la vigencia de las garantías según lo establecido en el contrato son las unidades administrativas organizacionales:
- Jefe de sección administrativa financiera
- Supervisor(a) de obras
- Fiscal o Supervisor(a) designado
- Contraparte de la consultoría
Quienes deberán coordinar con la Dirección de Licitaciones y Contrataciones a través de la Jefatura de la Sección Administrativa Financiera (cuando corresponda) las gestiones de renovación para la debida administración de las garantías, en un plazo de 15 a 5 días calendario antes del vencimiento de la garantía.
1. Se ha identificado un riesgo crítico derivado de la actual estructura orgánica descentralizada del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz. La dispersión de funciones entre diversas unidades administrativas (cada una con su respectivo RPC/RPA) genera una fragmentación en la recepción de valores. Sin un mecanismo de control centralizado y obligatorio, existe la probabilidad de que las garantías no sean remitidas oportunamente a la DLC para su custodia.
2. Durante el proceso de revisión y análisis de la documentación recibida por la gestión saliente, se han identificado boletas y pólizas de garantía cuyo periodo de vigencia ha expirado. Al respecto, se destaca la inexistencia de antecedentes administrativos que acrediten la gestión de renovaciones, el estado de cumplimiento de las obligaciones contractuales o, en su caso, la ejecución de dichos valores. Esta situación constituye una omisión de control que imposibilita verificar la vigencia de la protección financiera de la institución en los siguientes procesos (Ver Anexo Garantías en custodia vigente).
3. Se ha identificado una situación de riesgo operativo referente a garantías próximas a expirar sin que se cuente con los antecedentes necesarios para su gestión. Cabe enfatizar que esta comisión de transición ha agotado las instancias de consulta mediante notas oficiales solicitando el estado de situación de los contratos; sin embargo, ante la ausencia de respuestas por parte de los responsables, se lista la siguiente relación de documentos para su atención urgente ante un eventual vencimiento. (Ver anexo Garantías en custodia vigente).
Se solicito con notas formales a la Secretaria Ejecutiva Municipal, las acciones administrativas realizadas respecto a las boletas y pólizas de garantías vencidas en el presente mes y en el mes de mayo, sin embargo, a la fecha no hemos tenido respuesta.
Se debe solicitar de manera urgente en la última semana del mes de abril esta información para asegurar las ampliaciones de plazo de las garantías.